貸会議室の決済方法や選び方を解説します。事前のオンライン決済や無人対応の導入で、未払いリスクをなくし店舗運営を効率化できます。事例や一元管理システムの活用法もご紹介します。

まずは、貸会議室やレンタルスペースを運営するときの要点を整理します。

つまり、はじめに整えたいのが「決済」のしくみです。

こんなお声をいただくことも、実は少なくありません。

「当日の現金支払いで手作業が多くて大変」

「急なキャンセルで利用料金が回収できない」

つまり、集客を伸ばしながら無人営業と自動化を進めるには、利用者にも店舗にも使いやすい決済を用意するのが近道となります。

そこで、本記事では、はじめての方にもやさしい視点で決済のポイントをまとめました。

1. 貸会議室の決済が手作業だと起こりやすい3つの課題

しかし、集金や予約のやり取りを手作業で行うと、小さな負担が積み重なっていきます。

1-1. 当日のドタキャンや無断キャンセルによる未回収リスク

まず気になるのが、ドタキャンや無断キャンセルのリスクです。

つまり、後から請求書をお送りしても、連絡がつかないケースがあります。

1-2. 現金や手作業によるスタッフの負担増

たとえば、現金の受け取りや領収書の手書き発行は手間がかかります。

つまり、スタッフの負担も増えてしまいます。

1-3. 完全な無人運営や24時間営業を実現できない

しかし、鍵のお渡しが加わると、無人運営は実現しにくくなります。

つまり、24時間営業への道のりも遠くなるでしょう。

2. 貸会議室で使われている主な決済手段3つ

つまり、現在使われている決済手段は3つに整理できます。

決済手段	特徴	注意点
当日現金払い	スタッフが直接受け取る	未回収や手間が大きい
銀行振込	事前入金で未払いを防止	入金確認に手間がかかる
オンラインカード決済	予約と同時に入金完了	システム導入が必要

2-1. 事前オンライン決済を選ぶ店舗が増えている

たとえば、主要プラットフォームのインスタベースでは、現地払いが廃止されています。

つまり、予約確定と同時にカードやPayPayで決済されます。

したがって、予約時点で入金が確定します。

つまり、未回収リスクをしくみのうえで避けられます。

3. 決済と入退室管理を連動させて無人運営を成功させる方法

そこで鍵になるのは、決済と入退室管理の連動です。

3-1. 事前決済完了時に解錠用キーを自動配信するしくみ

まずは、決済完了の瞬間にスマホへキーを配信するしくみを作ります。

たとえば、暗証番号やQRコードを送る方法があります。

つまり、時間内だけ有効なURL鍵を予約直後に届けると便利です。

3-2. 鍵のお渡しや集金から解放されるメリット

したがって、スタッフが現地へ向かう必要はなくなります。

つまり、利用者は好きなタイミングで予約できます。

さらに、オーナーは人件費を抑えやすくなります。

4. 実在の公開事例に学ぶ決済自動化と無人運営の効果

ここでは、実在する運営会社の公開事例を見ていきます。

4-1. 【事例】株式会社いいオフィス「いい会議室」4拠点の取り組み

まず、株式会社いいオフィスが手がける「いい会議室」を紹介します。

つまり、駅近の少人数利用に特化した貸会議室です。

さらに、Googleカレンダー連携で、インスタベースやスペースマーケットへ自動連携されています。

つまり、原宿ではOPENから3ヶ月で単月黒字を達成しています。

また、その他の3拠点も売上と支出がおおむね均衡する水準で稼働しています。

出典：株式会社いいオフィス『【2024年2月号】会議利用に特化した拠点「いい会議室」の売上大公開！』

4-2. 【事例】株式会社いいオフィス「いいオフィス恵比寿 by iiO」24時間無人運営

つまり、同社は「無人運営パッケージ」を提供されています。

つまり、スマートロック・AIカメラ・管理画面を連動させたしくみです。

そして、恵比寿の店舗はOPENから3ヶ月で単月黒字を達成しています。

つまり、その後は売上が右肩上がりに推移しています。

一例として、早朝・深夜の無人予約が黒字化を下支えしているようです。

出典：株式会社いいオフィス『無人・省人化運営パッケージ』

4-3. 【事例】株式会社フォトシンス「Akerun」とスペイシーの連携

一方、株式会社フォトシンスの「Akerun」がスペイシーと連携しています。

つまり、利用者は時間内だけ会議室を開閉できるURL鍵を発行できます。

つまり、鍵のお渡しは自動化されます。

そして、現地スタッフの手間を減らす効果が報告されています。

出典：株式会社フォトシンス『スマートロック「Akerun」、会議室シェアリングのスペイシーと連携』

5. 決済・予約・鍵をまとめて管理する選択肢

ここまで見てきたように、複数の機能をまとめた管理プラットフォームを選ぶ方法もあります。

たとえば、OnePlace HUBのような一元化サービスがあります。

つまり、予約・決済・スマートロック・外部掲載を一つの画面で扱えます。

さらに、スペース情報を一度登録するだけで掲載は自動化されます。

つまり、掲載作業の手間も省けます。

サービス内容の詳細は、「OnePlace HUB」の案内ページでお確かめいただけます。

6. おわりに

ここまで、課題・手段・無人運営・実在事例・サービスという流れでご紹介しました。

もう一度かんたんにおさらいすると、

1. 手作業決済には、未回収・スタッフ負担・無人化の壁に直結します。

2. 主な決済手段は、当日現金・銀行振込・オンラインカードの3つです。

3. なかでも、事前オンライン決済を選ぶ店舗が増えています。

4. 決済時に解錠キーを自動配信すると、鍵渡しや集金も自動化できます。

5. 実在事例として、いいオフィスの「いい会議室」「いいオフィス恵比寿 by iiO」が、黒字化や省人化効果を報告しています。

つまり、小さな一歩が売上にも気持ちにもゆとりを生みます。

今日からできる範囲の自動化を、少しずつはじめてみませんか。