「良い会議室を用意したのに、予約が入らない」。そんな会議室運営の悩みはありませんか。会議室の集客は、立地や設備だけでは決まりません。実は、掲載ページの作り方や予約のしやすさでも、集客力は大きく変わります。本記事では、会議室の集客に効く方法を、データと事例を交えて解説します。コワーキングスペースのホストの方や、会議室・貸会議室の運営を考えている方は、ぜひ参考にしてください。

1.なぜ今、会議室の集客が重要なのか

まずは、会議室の集客を考えるうえで知っておきたい市場のデータを見てみましょう。実際に、働き方が変わったことで、会議室の需要は年々高まっています。

総務省の調査によると、テレワークを導入している企業は47.3％です。自宅では集中しにくいという声も多く、会議室のニーズは今も底堅く続いています。だからこそ、会議室の集客にとって追い風だといえるでしょう。（出典：総務省｜令和7年版 情報通信白書）

また、矢野経済研究所の調査があります。2018年の貸会議室市場は、前年比113.7％の698億円まで拡大したと報告されています。高価格帯の会議室が増え、単価が上がったことが背景です。つまり、会議室の集客に力を入れれば、まだ伸びしろがある分野だといえるでしょう。そのため、会議室の集客対策はデータに基づいて考えることが大切です。（出典：日本経済新聞）

2.10月に向けて会議室の集客を強化すべき理由

多くの企業にとって、9月は上半期の締めくくりで、10月は下半期のスタートです。内定式や新入社員研修、下半期のキックオフなど、法人が会議室を探す動きが一年でも特に活発になる時期です。そのため、この時期の会議室の集客を逃さないことが、年間の売り上げを大きく左右します。

法人利用は、個人利用に比べて客単価が高いことも特徴です。加えて、一度気に入ってもらえれば、続けて使ってもらえる可能性もあります。「来期の研修もここで」とリピーターになったり、月額会員として使い続けてくれたりするケースもあるでしょう。だからこそ、会議室の集客では一度きりで終わらない関係づくりも意識しておきたいところです。

3.会議室の集客がうまくいかない3つの原因

ここで、集客に伸び悩む会議室に共通する点を見てみましょう。会議室の集客がうまくいかない原因を、順番に確認していきます。

掲載ページの情報が足りていない

利用者は複数の会議室を比較してから予約します。会議室の写真が少ないと、それだけで候補から外れてしまいます。さらに、会議室の設備の説明もあいまいにしないことが、集客の基本です。

予約のしやすさが後回しになっている

空き状況がすぐわからない会議室は、集客において不利です。そのため、今すぐ確認して即決したい利用者を、会議室選びの段階で逃してしまいます。

他の会議室との違いが伝わっていない

料金や立地が似ている会議室は多くあります。防音性や通信環境など、自分の会議室ならではの強みを言葉にしましょう。それができないと、会議室の集客の土台がぐらついてしまいます。

4.会議室の集客を伸ばす具体的な方法

ここからは、会議室の集客を伸ばす具体的な方法を紹介します。

① 会議室の掲載ページを見直す

レイアウトの写真や、防音性、Wi-Fiの速度を具体的に載せましょう。だからこそ、「この会議室なら安心して使える」と思ってもらうことが、会議室の集客では欠かせません。

② 会議室の用途別プランを用意する

研修用、面接用、オンライン会議用など、目的別にまとめておきます。利用者が会議室の備品を一つずつ選ぶ手間がなくなります。つまり、選びやすさがそのまま会議室の集客のしやすさにつながります。

③ 会議室の予約状況をリアルタイムで管理する

予約が重なるトラブルは、会議室の集客で最も避けたい失敗です。例えば会議室の予約管理システムであるOnePlace HUBは、予約状況をリアルタイムで反映します。さらにGoogleカレンダーとも同期でき、会議室の空き情報をすぐに共有できます。

急に会議が決まり、今すぐ空いている会議室を確保したい、という場面もあるでしょう。OnePlace HUBは、会員と各会議室を直接つなぐシステムを搭載しています。そのため利用者は、今いる場所から近くて使いたい会議室を、ストレスなく見つけて利用できるようになります。このように、機会損失を防ぎながら会議室の集客を後押ししてくれる仕組みです。

④ 会議室の支払い方法を増やす

中堅・大手企業では、当日の現金払いが難しいこともあります。そこで、請求書払いに対応しておくだけで、法人からの会議室の集客において一歩リードできます。

5.会議室の集客に成功した事例に学ぶ

会議室の集客がうまくいっている事例も見てみましょう。レンタルスペース仲介サービスのスペースマーケットが参考になります。実際に、同社の発表によると、会議室を含む法人利用は2年間で2.4倍に増加したそうです。また、東急グループが運営する会議室、インフィールドも、掲載をきっかけに企業利用を広げています。自社サイトだけでなく、複数の窓口を組み合わせることも、会議室の集客には有効です。（出典：スペースマーケット公式プレスリリース／PR TIMES）

6.会議室の集客チェックリスト

最後に、会議室の集客を見直すためのチェックポイントを表にまとめました。

チェック項目	確認内容
会議室の掲載写真	会議室のレイアウトや設備が伝わる写真を複数掲載しているか
会議室の料金・支払い方法	請求書払いやクレジット決済などの後払いに対応しているか
会議室の予約管理	予約の重複を防ぐ仕組みがあるか
会議室の差別化ポイント	防音性や通信環境などの強みを明記しているか
会議室の予約導線	空き状況をリアルタイムで確認できるか

7.まとめ：会議室の集客は「仕組みづくり」がカギ

会議室の集客は、立地や設備だけで決まるものではありません。掲載ページの工夫と予約のしやすさが、集客の鍵を握ります。さらに、予約管理の仕組みを整えることも、会議室の安定した集客につながります。テレワークの広がりとともに、会議室の需要は今も伸びています。とはいえ、会議室の集客に近道はありません。着実な積み重ねが結果につながります。この機会に、自社の会議室の集客方法を見直してみてはいかがでしょうか。