コワーキングスペースや貸会議室を運営していませんか。「予約管理が大変」「空き時間を活かせない」。そう感じるオーナーは、決して少なくありません。そのため、多くの運営者が同じ悩みを抱えています。実は、その悩みの多くは、コワーキングのスペース管理システムを導入するだけで解消できます。そこで本記事では、コワーキング向けのスペース管理システムとは何かを、初心者にもわかりやすく解説します。あわせて、失敗しないスペース管理システムの選び方や、実際の導入事例もご紹介します。専門用語はできるだけ使いません。ぜひ最後までご覧ください。

本記事は、次のような方に特におすすめです。コワーキングスペースを運営しているホストの方。貸会議室やビルの空きスペースを持つオーナーの方。そして、これから起業やスペース運営に興味を持つ大学生の方にも役立つ内容です。なぜなら、コワーキングのスペース管理システムは、規模の大小を問わず、誰にとっても身近な選択肢になりつつあるからです。そこで、次の章から具体的に見ていきましょう。

1．コワーキングのスペース管理システムとは？基本をやさしく解説

コワーキングのスペース管理システムとは、予約や会員情報、決済をまとめて管理できる仕組みです。コワーキングスペースや貸会議室、シェアオフィスで広く使われています。従来は、紙の台帳やエクセルを使う運営者も多くいました。また、複数の予約サイトを、バラバラに使うケースもよく見られます。しかし、その方法では情報の抜け漏れが起きやすくなります。そのため、予約の重複といったトラブルにもつながります。一方、コワーキングのスペース管理システムを導入すれば、状況は大きく変わります。予約の受付から決済、入退室の管理までを自動化できるからです。結果として、スタッフの負担も、ぐっと軽くなります。

1-1．なぜ「スペース管理システム」が求められているのか

なぜ今、スペース管理システムがここまで求められているのでしょうか。理由は、働き方の多様化にあります。コワーキングスペースは、もはや単なる作業場所ではありません。企業のサテライトオフィスとしても使われています。さらに、地域の交流拠点としての役割も広がっています。そのため、月額会員だけでなく、一時利用（ドロップイン）のお客様への対応も増えました。つまり、現場の管理は、ますます複雑になっているのです。だからこそ、コワーキングのスペース管理システムのような仕組みが、多くの運営者に選ばれています。

2．数字で見るコワーキング需要の広がり

2-1．国土交通省データに見るテレワーク需要

「本当にそこまで需要があるの？」。そう感じる方もいるかもしれません。そこで、公的な統計データを見てみましょう。国土交通省の「令和5年度テレワーク人口実態調査」によると、勤務先にテレワーク制度がある雇用型テレワーカーの割合は21.3％でした。また、政府は「デジタル社会の実現に向けた重点計画」において、2025年にこの割合を25.0％まで引き上げる目標（KPI）を掲げています。

さらに、同じ調査では、週1日以上テレワークを行う人の割合が、7割を超えているという結果も出ています。加えて、「通勤の負担が軽減される」と感じている人も、約67％にのぼります。つまり、自宅だけでなく、コワーキングスペースという「もうひとつの働く場所」への需要は、今後も続くと考えられます。だからこそ、コワーキング向けのスペース管理システムの重要性は、さらに高まっていくはずです。

出典：国土交通省（令和5年度テレワーク人口実態調査）

2-2．市場データで見るフレキシブルオフィスの拡大

こうした流れは、市場データにも表れています。日本能率協会総合研究所の調査によると、フレキシブルオフィス市場は2026年度に2,300億円規模になると予測されています。なお、フレキシブルオフィスとは、コワーキングやレンタルオフィス、シェアオフィスなどの総称です。このように、数字で見ても、コワーキングスペースへの需要拡大は明らかです。だからこそ、スペース管理システムの導入は、決して大げさな話ではありません。

出典：日本能率協会総合研究所（PR TIMES）（フレキシブルオフィス市場2026年に2,300億円規模に）

指標	数値	出典
制度等に基づく雇用型テレワーカーの割合（令和5年度）	21.3％	国土交通省
上記割合の政府目標（2025年）	25.0％	国土交通省
テレワークで通勤負担が軽減したと感じる人の割合	約67％	国土交通省
フレキシブルオフィス市場規模（2026年度予測）	2,300億円	日本能率協会総合研究所

3．スペース管理システムがないと起きる「3つの困りごと」

コワーキングのスペース管理システムを導入していないと、現場ではさまざまな困りごとが起きます。ここでは、代表的な3つをご紹介します。

3-1．予約が重なる「ダブルブッキング」

まず1つ目は、予約が重なる「ダブルブッキング」です。貸会議室は外部サイト、コワーキングは自社フォーム、固定席は紙の台帳。このように管理場所がバラバラだと、確認漏れが起きやすくなります。そのため、お客様の来店時に予約が重なっていた、というトラブルも起こりがちです。結果として、信頼を大きく損なうことにつながります。

3-2．受付対応に追われるスタッフの負担

次に2つ目は、受付対応に追われるスタッフの負担です。新しいお客様が来店するたびに、利用ルールの説明が必要になります。また、本人確認や、その場での支払い対応も発生します。これでは、スタッフが本来力を入れるべきコミュニティづくりに、時間を割けません。

3-3．空き時間が「収益ゼロ」のまま放置される

そして3つ目は、空き時間が「収益ゼロ」のまま放置されることです。貸会議室や個室ブースは、使われていない時間でも家賃や光熱費がかかります。つまり、予約のない「空白の時間」を活かせないことは、コストの垂れ流しと同じなのです。だからこそ、スペース管理システムによる可視化が欠かせません。

4．コワーキング向けスペース管理システムに欲しい機能

こうした困りごとを解消するために、コワーキング向けのスペース管理システムには、次のような機能が求められます。

4-1．予約・在庫を一つの画面でまとめる

1つ目は、予約と在庫をひとつの画面でまとめる機能です。会議室の予約状況、コワーキングの座席状況、一時利用の受付状況。これらをひとつの画面で確認できれば、ダブルブッキングのリスクを大きく減らせます。

4-2．セルフチェックインと決済の自動化

2つ目は、セルフチェックインと決済の自動化です。利用者がスマートフォンから事前に予約し、その場で支払いも済ませられれば安心です。さらに、スマートロックと連動すれば、スタッフが常に受付に立つ必要もなくなります。

4-3．会員化につながるデータ活用

3つ目は、会員化につながるデータ活用です。一時利用のお客様の情報を、自動で記録する仕組みがあると便利です。そのうえで、利用後に案内メールを送れば、月額会員への移行も後押しできます。

こうした機能をまとめて備えたスペース管理システムの一つに、「OnePlace HUB」があります。コワーキングや貸会議室、バーチャルオフィスを一括で管理できる仕組みです。また、空いている時間だけを、自動でドロップイン利用者に開放する機能もあります。さらに、外部の予約チャンネルと連携し、露出を増やす機能も備えています。このように、個人で運営するオーナーから、複数拠点を抱える法人オーナーまで、幅広く活用が進んでいるスペース管理システムです。

5．導入事例に学ぶ、スペース管理の効果

理屈だけでなく、実際の事例からも学んでみましょう。ここでは、2つの導入事例をご紹介します。

5-1．空き店舗をコワーキング拠点に変えた群馬県桐生市の事例

1つ目は、群馬県桐生市の事例です。経済産業省・中小企業庁の事例集によると、桐生中央商店街振興組合は、商店街の空き店舗をコワーキング＆コミュニティスペースに改装しました。そのうえで、子育てや起業を支援する拠点として、活用が進んでいます。つまり、空いていた物件を「働く場所」として再生した好例なのです。結果として、地域のにぎわいづくりにも、しっかりつながっています。

出典：中小企業庁（経済産業省）（空き店舗をリノベーションする（商店街事例集））

5-2．サテライトオフィス誘致で人口減少に立ち向かった徳島県神山町

2つ目は、徳島県神山町の事例です。総務省の資料によると、神山町では2010年にサテライトオフィスの第1号が開設されました。それ以降、企業の集積が進みました。現在では16社ほどの企業が、神山町に拠点を構えています。つまり、地方であっても、通信環境と受け入れ体制さえ整えば、需要はしっかり取り込めるのです。この事例は、それを示す好例といえるでしょう。

出典：総務省（働き方の変化（テレワーク）を活用した地方創生の取組）

このように、2つの事例には共通点があります。それは、「空いている場所」を「働く場所」に変えたという点です。桐生市の事例では、商店街の空き店舗という遊休不動産が、子育てや起業を支える拠点に生まれ変わりました。一方、神山町の事例では、過疎化に悩んでいた町が、通信環境の整備をきっかけに、企業が集まる働き方の拠点になりました。どちらも、コワーキングのスペース管理という視点を持てたことが、成功の土台になっています。だからこそ、地方でスペースを運営するオーナーにとって、大きなヒントになる事例といえるでしょう。

6．失敗しないスペース管理システムの選び方

最後に、コワーキングのスペース管理システムを選ぶときのポイントを整理します。オーナーのタイプによって、重視すべき点は異なります。

オーナーのタイプ	重視したいポイント
個人オーナー	少ない人手で運用できるか、外部への露出を増やせるか
法人・複数拠点オーナー	拠点をまたいだ一元管理ができるか、データを経営判断に活かせるか

個人オーナーの場合、受付にずっと張り付かなくても運用できることが大切です。そのため、省力化できる仕組みは欠かせません。また、外部の予約チャンネルとの連携も、大切な視点です。なぜなら、知名度アップにも直結するからです。

一方、複数拠点を展開する法人オーナーの場合は、少し事情が異なります。拠点ごとの売上や稼働率を、まとめて把握できるかどうかが重要です。この点は、経営判断のスピードを大きく左右します。どちらのタイプであっても、自社の運営スタイルに合った、コワーキングのスペース管理システムを選ぶことが大切です。そのうえで、導入前に機能をしっかり確認することをおすすめします。

7．導入までの3ステップとよくある質問

ここまで、コワーキングのスペース管理システムの基本と効果をご紹介しました。次に、実際に導入するときの流れを、3つのステップで見てみましょう。

ステップ1．現状の課題を洗い出す

予約管理でどこに時間がかかっているか、書き出してみましょう。あわせて、ダブルブッキングの頻度も、確認しておきたいポイントです。

ステップ2．必要な機能を整理する

コワーキングのスペース管理システムといっても、機能はさまざまです。たとえば、予約管理を中心にしたいのか、決済まで自動化したいのか。優先順位を決めておくと、選定がスムーズになります。

ステップ3．無料相談やデモを活用する

多くのスペース管理システムは、資料請求や無料相談を用意しています。実際の画面を見てから判断すれば、導入後のミスマッチを防げます。

よくある質問

質問1．導入にはどのくらいの期間がかかりますか。 規模にもよりますが、多くのスペース管理システムは、数週間程度で導入できます。ただし、既存の予約データを移行する場合は、もう少し時間がかかることもあります。

質問2．個人オーナーでも使いこなせますか。 はい、多くの管理システムは、直感的な操作画面を採用しています。そのため、専門知識がなくても、無理なく使いこなせるよう設計されています。

質問3．既存の予約サイトと併用できますか。 システムによって異なります。とはいえ、外部チャンネルと連携できるスペース管理システムであれば、既存の集客導線を活かしながら、管理だけを効率化できます。

8．コワーキングのスペース管理システムがもたらす3つのメリット

ここで、コワーキングのスペース管理システムを導入することで得られるメリットを、あらためて整理しておきましょう。大きく分けると、次の3つに集約されます。

メリット1．業務効率化

予約や決済、入退室の管理を、スペース管理システムがまとめて自動化してくれます。そのため、スタッフが手作業で行っていた確認作業は、大幅に減らせます。結果として、空いた時間は、コミュニティ運営など、より価値のある業務に充てられます。

メリット2．収益化

予約が入っていない空き時間を、スペース管理システムが自動で可視化してくれます。そのうえで、ドロップイン利用として開放すれば、これまで眠っていた時間が、収益を生む時間に変わります。さらに、追加の設備投資も、最小限に抑えられます。

メリット3．集客力の向上

外部チャンネルと連携できるスペース管理システムを選べば、露出の機会が広がります。また、地域での認知度アップにもつながります。個人オーナーにとっては、特に心強いメリットといえるでしょう。

このように、コワーキングのスペース管理システムは、単なる予約ツールではありません。業務効率化と収益化、そして集客力の向上まで、一貫してサポートしてくれる存在です。地方でスペースを運営するオーナーにとっても、心強い味方になってくれるはずです。だからこそ、まずは情報収集から始めてみることをおすすめします。

まとめ：スペース管理システムで「空き時間」を新しい価値に

コワーキングスペースや貸会議室の運営では、「管理が大変だから」という理由で、ドロップインの受け入れをあきらめてしまうケースがあります。また、空き時間の活用をあきらめてしまうことも、少なくありません。しかし、それはとてももったいないことです。適切なスペース管理システムを導入すれば、予約の重複を防げます。そのうえ、スタッフの負担も減らせます。さらに、空いている時間を、新しい収益や新しい会員との出会いに変えることもできます。まずは、自社の課題を整理してみましょう。そのうえで、コワーキングのスペース管理システムの導入を、ぜひ検討してみてください。