コワーキングスペースや貸し会議室を運営していると、毎日いろいろな作業が出てきますよね。予約の確認、会員の管理、料金の精算、鍵の受け渡しなどです。しかも、集客のことも考えなくてはいけません。

そこで私たちがおすすめしたいのが、スペース管理システムです。難しそうに聞こえますが、考え方はとてもシンプルです。バラバラになりがちな作業を、ひとつの仕組みにまとめる道具のことです。

この記事では、スペース管理システムの基本をやさしくお話しします。国の調査データや、実際にご利用いただいている事例もご紹介します。運営者の方はもちろん、場所を探すビジネスマンや大学生の方にも読んでいただきたい内容です。どうぞ気軽に読み進めてください。

スペース管理システムとは？まず押さえたい基本

予約・会員・支払いをひとつにまとめる仕組み

スペース管理システムとは、場所の貸し出しに必要な作業をまとめて扱う仕組みです。施設管理システムや予約管理ツールと呼ばれることもあります。

具体的には、次のような作業を支えてくれます。

• 予約の受け付けと、空き状況の確認
• 会員情報や利用履歴の管理
• 料金の支払い（キャッシュレス決済など）
• 鍵の開け閉め（スマートロックとの連携）
• 売上の集計やレポートづくり

紙やメール、SNSで管理すると、どうしても手間がかかります。また、入力ミスや二重の予約も起こりやすくなります。そこで、スペース管理システムの出番です。こうした悩みを、ぐっと減らせます。

働く「場所」の種類が広がっている

ところで、管理の対象となる「場所」は、年々広がっています。

国土交通省の「令和7年度テレワーク人口実態調査」では、コワーキングスペース等を次のように説明しています。複数の企業や個人が設備を共有しながら仕事を行う場所のことです。

テレワークセンター、シェアオフィス、レンタルオフィスが含まれます。さらに、ホテルや飲食店も含まれています。

つまり、国の調査でも、働く場所はとても多様に捉えられています。使い道を限らない柔軟な管理の仕組みが、これからますます大切になりそうです。

なぜ今、スペース運営に管理システムが必要なのか

テレワークが定着し、場所のニーズが続いている

まず、データを見てみましょう。国土交通省が2026年3月に公表した令和7年度の調査です。

雇用型テレワーカーとは、雇われて働く人のうち、これまでにテレワークをしたことがある人のことです。

指標	令和7年度の数値	前年度との比較
雇用型テレワーカーの割合	25.2％	0.6ポイント増
直近1年間のテレワーク実施率	16.8％	1.2ポイント増
勤務先にテレワーク制度等がある人の割合	34.1％	約1ポイント増

出典：国土交通省「令和7年度テレワーク人口実態調査」「報道発表資料」

一方で、コロナ禍後は減少が続いていましたが、令和7年度は増加に転じました。国はこれを「安定基調で推移」と説明しています。

このように、自宅以外で働く選択肢は定着しつつあります。場所を提供する私たちにとっては、追い風です。

ひとつの集客先だけでは、出会える人が限られる

しかし、場所を貸す側には悩みもありますよね。集客をひとつのサイトだけに頼ると、出会える人が限られてしまうからです。

かといって、掲載先を増やすと管理が大変です。サイトごとに予約を確認しなくてはいけません。その結果、二重予約の心配も出てきます。

そのため、予約や空き状況をまとめて扱える仕組みが必要だと、私たちは考えています。

スマホが当たり前の時代に合った受付へ

さらに、利用者側の環境も変わっています。総務省の「令和7年通信利用動向調査」（2026年5月29日公表）を見てみましょう。

指標	令和7年（2025年8月末時点）
スマートフォンを保有している世帯の割合	91.8％
個人でスマートフォンを保有している割合	78.9％
インターネット利用者の割合（個人）	85.7％

出典：総務省「令和7年通信利用動向調査の結果」「調査ポイント（PDF）」

つまり、スマホで予約し、入室し、支払う流れは、もう特別なものではありません。QRコードで受け付ける方法も、取り入れやすい環境が整っていると考えられます。

スペース管理システムでできること：運営の手間が減る3つの場面

ここでは、運営の現場で役立つ場面を3つに絞ってご紹介します。私たちのOnePlace HUBの機能も、あわせてお伝えします。

場面1：予約から入室まで、人手をかけずにつなぐ

予約が入ると、鍵が自動で開く。そんな運用ができるのが、スマートロック連携です。OnePlace HUBは、24時間365日、スタッフ不在での運営にも対応しています。

スタッフが常に現場にいなくても、利用者は決まった時間に入室できます。もちろん、有人の店舗でも受付の仕事を軽くできます。

場面2：会員と売上を、ひとつの画面で見える化する

会員の情報、利用の履歴、売上の明細が散らばっていると、数字をまとめるだけで一苦労です。スペース管理システムなら、これらをひとつの画面で確認できます。

OnePlace HUBでは、月額プランの自動継続や、請求書・領収書の自動発行にも対応しています。そのため、月末の事務作業がぐっと軽くなります。

場面3：空いた時間を、売上に変える

貸し会議室に予約が入らない日は、どうしても出てきます。そんなときは、空いた時間をスポットコワーキングとして開放する方法があります。「貸したいときだけ貸す」使い方ができるのが特徴です。

店舗やオフィスの空きスペースを活かしたい、ビルオーナーの方にもぴったりです。ただし、貸し出しのルールは、事前に決めておくと安心です。

宿泊業界に学ぶ「ハブ型」の管理システムとは

サイトコントローラーという先輩の仕組み

ここで、宿泊業界の例を見てみましょう。ホテルや旅館では「サイトコントローラー」という仕組みが使われています。

ASPIC Japanの解説記事「サイトコントローラー13選。違いや選び方をタイプ別に解説」によると、次のように説明されています。自社の予約ホームページや宿泊予約サイトなど、複数の販売先を1つにまとめるシステムです。在庫数や料金、予約情報などを管理できます。

かんたんにいえば、予約の「交通整理役」です。窓口が整理されるので、販売先が増えても混乱しにくくなります。

スペース運営にも同じ考え方が使える

この考え方は、コワーキングスペースや貸し会議室にも当てはまります。場所を探す人と、さまざまなスペースをなめらかにつなぐ「ハブ（中継点）」があれば、双方にメリットがあります。

私たちが目指しているのも、まさにこの「ハブ」の役割です。一般的なポータルサイトとの違いを、表で整理してみましょう。

比べるポイント	一般的なポータルサイト	ハブ型のスペース管理システム
主な役割	施設の情報を一覧で見せる	探す人とスペースをつなぎ、管理もまとめる
利用者の登録	施設ごとに会員登録が必要になることがある	一度の登録で、提携施設を利用できる
施設側の始めやすさ	サービスごとに掲載の手続きが必要	QRコードの設置から始められる
既存の集客との関係	サイトごとに掲載や管理が必要	今の集客方法を変えずに、接点を追加できる
手数料	―	ハブを通じた利用に応じて、施設側に還元される

※一般的なポータルサイトの欄は、一般的な傾向を示したものです。

OnePlace HUBが目指す、スペース管理システムのかたち

掲載するだけではなく、「つなぐ」仕組みです

OnePlace HUBは、場所を探す人と多様なスペースを、スムーズにつなぐスペース管理システムです。店舗を一覧表示するだけのポータルサイトとは、立ち位置が少し違います。

対象は、コワーキングスペースだけではありません。会議室、レンタルスペース、防音ブースなど、さまざまな「場所」をまたいで接続します。

また、会員数は50万人以上です。スマートロック連携、決済、会員管理、売上分析といった機能も、ひとつにまとめています。

利用者のメリット：何度も会員登録をしなくてよい

従来のポータルサイトでは、利用する施設ごとに会員登録が必要になることがよくあります。OnePlace HUBなら、その手間はありません。

一度、自社サイトなどで登録すれば、ハブを通じて各提携施設をスムーズに使えます。たとえば、出張先で空き時間に作業したいビジネスマンの方に向いています。授業の合間に静かな場所を探す大学生の方にも、うれしい仕組みです。

施設側のメリット1：QRコードを置くだけで始められる

一方で、施設側の導入も手軽になるよう設計しています。大がかりな設備投資や、複雑なシステム構築は必要ありません。QRコードを設置するだけで、サービスを始められます。

その結果、無駄な手間をかけずに、新しい相互送客のネットワークに参加できます。

施設側のメリット2：利用に応じて、手数料が還元される

自社サイトとOnePlace HUBをつなげると、さらにうれしいことがあります。ハブを通じた利用に応じて、手数料が施設側に還元される仕組みです。

つまり、運営の手間を減らすだけでなく、新しい収益の形も作れます。

今の集客を変えずに、接点を増やせます

すでにポータルサイトを使っている施設でも、現在の集客方法を変える必要はありません。管理をまとめながら、外部への露出を増やせるという考え方だからです。

ですから、新しい利用者との接点を増やす選択肢のひとつとして、気軽に取り入れてみてください。

ご利用事例：デザイン会社の会議室を、街に開放した株式会社AND SPACE様

ここからは、OnePlace HUBをご利用いただいている事例をご紹介します。2026年5月にインタビューにご協力いただいた内容です。

使わない時間の会議室を、収益の場所に

デザイン会社の株式会社AND SPACE様は、もともとBarだった1・2階のスペースを持て余していました。自分たちの打ち合わせ用に整えた会議室も、常に使っているわけではありません。

そこで、使っていない時間にワークスペースとして貸し出すことにしたそうです。株式会社AND SPACE様は、そのきっかけをこう振り返っています。地域のためにもなり、会社としてもプラスになるのでは、と考えたとのことです。

スマートロックをつなぐだけで、運用スタート

藤田さんによると、予約サイトをゼロから作るのは難しいと感じていたそうです。しかし、既存のスペースにスマートロックを設置し、システムと連携させるだけで準備が整いました。

その結果、本業のクライアントワークと並行して、貸し会議室の運用を始められたといいます。

本業の間に、自動でお客様が来て精算まで完結

導入後は、普段の仕事をしている間に、システムが自動でお客様を呼び込み、精算まで完結しているそうです。

さらに、元Barという少し変わった雰囲気を、面白がってくださるお客様も意外と多いとのことです。

事例から見えるポイント

この事例には、私たちも大切にしている考え方が詰まっています。

• 空いている場所や時間が、収益の種になること
• 入室や決済を自動にして、人の手間を減らせること
• その場所ならではの雰囲気が、魅力として伝わること

ただし、これは一社の運営者様の声です。効果の感じ方は、施設の立地や使い方によって変わります。

【立場別】スペース管理システムの活用ポイント

スペース管理システムは、立場によって役立ち方が変わります。代表的な例を表にまとめました。

立場	よくある悩み	活用のポイント
ビジネスマン	外出先で、静かに作業できる場所が見つからない	空き状況を確認して予約。登録の手間も少なく使える
大学生	課題や就職活動のために、短時間だけ静かな場所がほしい	ドロップインで、必要な時間だけ利用する
コワーキングのホスト	運営の手間が多く、新しい利用者とも出会いたい	予約・決済・会員管理をまとめ、外部への露出を増やす
ビルオーナー	空いた会議室や区画を活かしきれていない	空き時間をスポットで貸し出し、収益のきっかけにする

※活用イメージの一例です。実際の運用は、施設の状況に合わせて調整してください。

失敗しない！スペース管理システムの選び方5つのポイント

最後に、スペース管理システムを選ぶときの考え方をお伝えします。比べるときのチェックポイントにしてください。

ポイント1：必要な機能がそろっているか

まず、予約、決済、会員管理、鍵の管理など、自分の運営に必要な機能を確認しましょう。多機能でも、使わない機能が多いと負担になります。

ポイント2：導入のしやすさ

次に、始めるまでの手間を見ておきましょう。設備投資が大きくないか、設定が難しすぎないかがポイントです。

ポイント3：集客につながる仕組みがあるか

管理が楽になっても、利用者が来なければ意味がありません。そのため、新しい利用者と出会える仕組みがあるかも見ておくと安心です。

ポイント4：今の運営を変えずに使えるか

すでに使っている予約サイトや、決まった運営ルールがある場合は要注意です。今のやり方に重ねて使えるかを確認しておきましょう。

ポイント5：手数料の仕組みと対応機器を確認する

最後に、手数料の仕組みと、連携できるスマートロックの種類を確認しましょう。OnePlace HUBでも、連携できるスマートロックはメーカーが決まっています。このように、対応機器は事前に確かめておくことが大切です。

スペース管理システムのよくある質問

Q1. 小さな施設でも使えますか？

はい、規模を問わずお使いいただけます。デスク1席や個室ひとつから始めるスペース経営も、OnePlace HUBで可能です。まずは一部の席や部屋から試す方法もあります。

Q2. すでにポータルサイトに掲載していても導入できますか？

導入できます。管理をまとめながら、外部への露出を増やす考え方だからです。現在の集客方法を変えずに、新しい利用者との接点を足せます。

Q3. 利用者は、施設ごとに登録が必要ですか？

いいえ、施設ごとの会員登録は不要です。一度、自社サイトなどで登録すれば、各提携施設をご利用いただけます。

Q4. 導入前に確認しておくことはありますか？

手数料の仕組みと、連携できるスマートロックのメーカーを確認してください。料金やプランの詳細は、お問い合わせの際にご案内します。

まとめ：スペース管理システムは「運営の味方」になる

ここまで、スペース管理システムの基本と選び方をお伝えしました。大切なポイントを振り返ります。

• スペース管理システムは、予約・会員・決済・鍵などの作業をまとめる仕組みです
• 令和7年度の国の調査では、雇用型テレワーカーの割合は25.2％でした。場所のニーズは続いています
• 宿泊業界のサイトコントローラーのように、ハブ型の考え方でスペースをつなぐ動きがあります
• 選ぶときは、機能、導入のしやすさ、集客、今の運営との相性、料金の5つを見ましょう

働く場所は、これからも多様になっていきます。だからこそ、運営の手間を減らし、出会いを増やす仕組みづくりが大切だと私たちは考えています。

OnePlace HUBでは、導入に関するご相談をお問い合わせフォームから受け付けています。まずは気軽に、あなたの施設に合うかどうか、お話ししてみませんか。

参考リンク・掲載元

• 国土交通省：令和7年度テレワーク人口実態調査－調査結果－（令和8年3月）
• 国土交通省：報道発表資料：テレワーク実施率、安定基調で推移
• 総務省：令和7年通信利用動向調査の結果（令和8年5月29日公表）
• 総務省：令和7年通信利用動向調査 ポイント（PDF）
• ASPIC Japan：サイトコントローラー13選。違いや選び方をタイプ別に解説
• OnePlace HUB：導入事例（株式会社AND SPACE）・機能紹介